Polityka prywatności

* * *

Dane Administratora Danych Osobowych
  1. Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Outsourcing Kadry i Płace "EZKA" Agnieszka Kapuścińska, ul. Kilińskiego 43, 07-410 Ostrołęka, Tel. 792 650 622, e- mail: , NIP 7581315328, REGON 381768094, zwana dalej "ADO". Kontakt z ADO w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail:
Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
  1. Aby świadczyć usługi zgodnie z profilem działalności, ADO przetwarza dane osobowe osób odwiedzających niniejsza witrynę internetową w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej zamieszczamy szczegółowe cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.
  2. W celu obsługi zapytania ofertowego, konsultacji, kontaktu telefonicznego z klientem oraz osobami zainteresowanymi usługami firmy przetwarzamy takie dane osobowe, jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, płeć, numer zlecenia, data rejestracji. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. "a" i "b" RODO, które pozwalają przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy np. obsługi zapytania z formularza kontaktowego oraz na podstawie dobrowolnej zgody, która w takim przypadku wyrażana jest poprzez wypełnienie i wysłanie formularza kontaktowego na stronie internetowej;
  3. W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do ADO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: data i godzina odwiedzin strony, rodzaj i wersja systemu operacyjnego, przybliżona lokalizacja, rozdzielczość ekranu, ilość kolorów obsługiwanych przez ekran, rodzaj i wersja przeglądarki internetowej, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony, podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem jest poznanie aktywności klientów na stronie internetowej);
  4. W celu wykorzystywania plików cookies i local storage na stronie internetowej przetwarzamy takie informacje tekstowe (cookies zostaną opisane w odrębnym punkcie). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody (przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o zgodę na wykorzystanie cookies);
  5. W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane osobowe, jak: adres IP, numer portu, data i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej, informacje o systemie operacyjnym. Dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do ADO. Administrowanie stroną internetową bez użycia serwera i bez tego automatycznego zapisu nie byłoby możliwe. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest administrowanie stroną internetową);
Cookies
  1. ADO na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. pliki cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy (np. firmy Google i Facebook).
  2. Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej (jeżeli informacje są niewystarczające, prosimy o kontakt):
    • zapewnianie bezpieczeństwa - pliki cookies są wykorzystywane w celu uwierzytelniania użytkowników oraz zapobiegania nieupoważnionemu korzystaniu z panelu klienta. Służą zatem do ochrony danych osobowych użytkownika przed dostępem osób nieupoważnionych;
    • wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej - pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby witryna sprawnie działała i aby można było korzystać z funkcji na niej dostępnych, co jest możliwe między innymi dzięki zapamiętywaniu ustawień pomiędzy kolejnymi odwiedzinami na stronie. Dzięki nim można zatem sprawnie poruszać się na stronie internetowej i poszczególnych podstronach;
    • stan sesji - w plikach cookies często są zapisywane informacje o tym, jak odwiedzający korzystają ze strony internetowej, np. które podstrony najczęściej wyświetlają. Umożliwiają również identyfikację błędów wyświetlanych na niektórych podstronach. Pliki cookies służące do zapisywania tzw. "stanu sesji" pomagają zatem ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron;
    • utrzymanie stanu sesji - jeżeli klient loguje się do swojego panelu, to pliki cookies umożliwiają podtrzymanie sesji. Oznacza to, że po przejściu na inną podstronę nie trzeba każdorazowo podawać ponownie loginu i hasła, co sprzyja komfortowi korzystania ze strony internetowej;
    • tworzenie statystyk - pliki cookies są wykorzystywane do tego, aby przeanalizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej (jak wielu otwiera stronę internetową, jak długo na niej pozostają, które treści wzbudzają największe zainteresowanie etc.). Dzięki temu można stale ulepszać stronę internetową i dostosowywać jej działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i tworzenia statystyk wykorzystujemy narzędzia Google'a, takie jak Google Analytics; oprócz raportowania statystyk użytkowania witryny pikselowy Google Analytics może również służyć, razem z niektórymi opisanymi powyżej plikami cookies, do pomocy w wyświetlaniu użytkownikowi bardziej trafnych treści w usługach Google (np. w wyszukiwarce Google) i w całej sieci;
    • korzystanie z funkcji społecznościowych - na stronie internetowej posiadamy tzw. pixel Facebooka, który umożliwia polubienie naszego fanpage'a w tym serwisie podczas korzystania z witryny. Jednak, aby to było możliwe, musimy korzystać z plików cookies dostarczanych przez Facebooka.
  3. Pana/Pani przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Pana/Pani urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzy Pan/Pani sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej - całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
  4. Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności, ograniczeń w polubieniu strony na Facebooku etc.
Prawo wycofania zgody
  1. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili można tę zgodę wycofać.
  2. Aby wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych wysłać e-mail z odpowiednią informacją na ten temat bezpośrednio do ADO, pisząc na adres:
  3. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.
Wymóg podania danych osobowych
  1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od indywidualnej decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić oczekiwania w zakresie korzystania z usług.
  2. Aby móc się skontaktować telefonicznie w sprawach związanych z realizacją usługi lub obsługi zapytania z formularza kontaktowego, konieczne jest podanie numeru telefonu - bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
  1. Nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Treść zapytania, która jest przesyłana za pośrednictwem formularza kontaktowego, nie podlega ocenie przez system informatyczny. Systemy informatyczne nie dokonują żadnych ocen w oparciu o dane pozyskiwane z naszej witryny.
Odbiorcy danych osobowych
  1. Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, przekazujemy dane osobowe współpracującym z nami prawnikom, którzy realizują usługi, firmom obsługującym płatności, firmie księgowej, firmie hostingowej, firmie odpowiedzialnej za wysyłanie komunikatów SMS, a także firmie ubezpieczeniowej (gdyby zaszła konieczność naprawienia szkody).
  2. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i wnikliwie, aby nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
  1. Jak większość przedsiębiorców, korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez takie podmioty jak Facebook, Microsoft, Google, Cloudflare czy Zendesk. Firmy te mają siedziby poza Unią Europejską, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane jako państwa trzecie.
  2. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam, co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
  3. Ze swojej strony zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii przekazujemy dane osobowe wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. - więcej na ten temat można przeczytać na stronie Komisji Europejskiej. Podmioty, które przystąpiły do programu Privacy Shield, gwarantują, że będą przestrzegać wysokich standardów w zakresie ochrony danych osobowych, jakie obowiązują w Unii Europejskiej, dlatego korzystanie z ich usług i oferowanych technologii w procesie przetwarzania danych osobowych jest zgodne z prawem.
  4. W każdej chwili udzielimy dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych, w szczególności, gdy kwestia ta budzi niepokój.
  5. W każdej chwili przysługuje prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.
Okres przetwarzania danych osobowych
  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy danych osobowych "w nieskończoność", lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
  2. W sytuacji, gdy nie potrzebujemy wykonywać innych operacji na danych osobowych niż ich przechowywanie (np. gdy przechowujemy treść zlecenia na potrzeby obrony przed roszczeniami), do momentu trwałego usunięcia lub zniszczenia dodatkowo je zabezpieczamy - poprzez pseudonimizację. Pseudonimizacja polega na takim zaszyfrowaniu danych osobowych, czy też zbioru danych osobowych, że bez dodatkowego klucza nie da się ich odczytać, a zatem takie informacje stają się całkowicie bezużyteczne dla osoby nieuprawnionej.
  3. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
    • trwania umowy - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
    • 3 lat lub 10 lat + 1 rok - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);
    • 6 miesięcy - w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane przy wycenie usługi, a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy;
    • 5 lat - w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
    • do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
    • do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;
    • do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.
  4. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.
  5. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie można zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub można błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia.
Uprawnienia podmiotów danych
  1. Uprzejmie informujemy, że posiada Pan/Pani prawo do:
    • dostępu do swoich danych osobowych;
    • sprostowania danych osobowych;
    • usunięcia danych osobowych;
    • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
    • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
    • przenoszenia danych osobowych.
  2. Szanujemy prawa użytkowników wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
  3. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
  4. Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Panu/Pani prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych w związku ze szczególną sytuacją. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
    • istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności,
    • istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  5. Ponadto w każdej chwili może Pan/Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
  6. Swoje uprawnienia może Pan/Pani zrealizować poprzez wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio ADO na adres
Prawo do wniesienia skargi
  1. Jeżeli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, może Pan/Pani wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Postanowienia końcowe
  1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
  2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostanie Pan/Pani powiadomiony/powiadomiona drogą e-mailową.
  3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 9 listopada 2018 r.